參加展會的流程準備

參加展會的流程準備

國際性商業展覽是代理商接觸産品直接的途徑，當然也是參展廠商錄求代理商，并與潛在客戶商談的絕佳商機。然而參展，尤其是參加國際大展，并非易事，從展前準備、展覽期間的應對至展後的後續連擊，都與參展的效果息息相關。美國展覽者雜志指出，參加國際展好能在一年前即開始準備，并将整年計劃劃分爲四個階段，依序完成，方能達至預期的理想目标。以下爲多家專業展覽後勤服務公司的專業經驗，提供廠商參考。

一、計劃時間表：

（一）12個月前1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目标市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料；3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得位置）；4、了解付款形式，考慮彙率波動，決定财務計劃；

（二）9個月前1、設計展覽結構；2、取得展覽管理公司的設計批準；3、選擇并準備參展産品；4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡；

（三）6個月前1、以廣告或郵件等進行推廣活動；2、确定旅行計劃；3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款；4、複查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；

（四）3個月前1、繼續追蹤産品推廣活動；2、确定參展樣品，并準備大量代表本公司産品品質及特色的樣品，帖上公司标簽，贈送索取樣品的客商；3、将展位結構設計做的決定；4、計劃訪客回應處理程序；5、訓練參展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現場或場外的招待會；8、購買外彙；

（五）四天前1、将運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；2、搭乘飛機至目的地；

（六）三天前1、抵達，飯店登記；2、視查展覽廳及場地；3、咨詢運輸商，确定運送物品的抵達；4、指示運輸承包商将物品運送至會場；5、連絡現場服務承包商，确定一般準備就緒；6、與展覽組織代表連絡，告知通訊方法；7、訪問當地顧客；

（七）兩天前1、确定物品運送完成；2、查看所訂設備及用品的可得性及功能；3、布置展位；4、将活動節目做的決定；

（八）一天前1、将攤位架構、設備及用品做的檢查；2、将促銷用品發送直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前簡報；

（九）展覽期間1、盡早到會場；2、于展覽天即将新聞稿送到會場的記者通訊廳；3、實地觀察後盡早預約明年場地；4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事後記憶；5、對于沒有把握的産品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答複，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心；6、每日與員工進行簡報；7、每天将潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應；